Все мы в повседневной жизни сталкиваемся с планированием, продумыванием идей, реализацией дел и задач. Но не все из нас делают это эффективно. Ведь кто-то может мобилизоваться и сделать 15 дел за час, а кому-то сложно и за неделю. И порой дело даже не в силе воли, а в банальном неумении организовать свое рабочее время. Ведь если вы будете знать что, когда, за чем и как выполнять – вы уверенно добьетесь успеха.
Сегодня вы ознакомитесь с топом лучших приложений для тайм-менеджмента, которые доступны вам в App Store. Некоторые из них весьма громоздки и многофункциональны, а некоторые имеют весьма маленький набор опций, который оказывается, порой, важнее планирования. Многие приложения основываются на известных теориях, а некоторые – просто предоставляют вам список дел, как он есть. Составитель проектов, приложение для студентов, прививатель привычек и определитель жизненных ценностей - мы постарались покопаться в глубинах App Store и отобрать приложения, среди которых каждый сможет найти себе помощника в ежедневной организации своих задач и планов. В конце-концов – это же так приятно, знать что твои дела организованы и все тщательно распланировано.
1. 2Do
Пожалуй, лучшее приложение из всех доступных в App Store. Количество функций в нем таково, что за неделю активного использования я так и не успел попользовать их все. Это настоящий комбайн по созданию, отслеживанию, и систематизации задач. 2Do способно создавать задачи, которые будут настраиваемы по геолокации, тегам, людям из Контактов, смартфильтрам, действиям, фотографиям, URL и аудио. Сложно придумать такую структуру, где бы это все использовалось.В приложении реализовано огромное количество календарей. Все это синхронизируется со встроенными Календарями, а также есть поддержка iCloud, Dropbox, CalDAV. Возможность бэкапа из памяти телефона или из специального e-mail позволяет не беспокоится за сохранность данных, а защита паролем – за их безопасность.
Конечно же, приложение поддерживает сложные, многоуровневые проекты, с большим количеством задач, разными сроками и условиями. В приложении настраиваются геолокационные метки, которые будут напоминать о необходимости выполнения задачи, при попадании в определенную зону.
В приложении также реализован интеллектуальный поиск по задачам и календарям. Помимо тегов, поиску по людям и ключевым словам, в приложении есть запатентованная технология Soundex, которая ищет слова, созвучные тем, что вы ввели в строку поиска. Это пригодится, когда вы не совсем точно помните как звучит правильно конкретный пункт, но искать его среди сотен дел – затруднительно.
Как бы это ни звучало, но главный плюс приложения – огромное количество функций, одновременно является и его минусом. Разобраться в этом всем, по началу, сложно. Но если понять философию приложения и настроить его под себя – это будет полноценный секретарь-в-кармане.
Плюсы
:
- Огромное количество функций
- Красивый интерфейс
- Поддержка iPad/iPhone
- Слабо русифицировано
- Сложно разобраться
- Не в стиле iOS 7
2. Хаос-Контроль
Одно из лучших приложений, к тому же бесплатное, Хаос-Контроль, поможет вам в управлении множеством задач, тщательно их организовывая и создавая целые ветки из дел. Главное меню встретит четырьмя основными вкладками – Место Хаоса, План дня, Проекты и Контексты. И это, пожалуй, самая правильная классификация задач.В Месте Хаоса лежит все, что вы в спешке добавили в приложение, и не удосужились пока разобрать. Там лежат короткие заметки, записки и неоформленные планы. Именно сортировкой всех этих идей предстоит вам заняться, чтобы тщательно перенести все это в Проекты – структурированные по папкам, подзадачам, с временными рамками или без, с настраиваемыми уведомлениями и напоминаниями задачи. Именно это центр всего приложения.
В графе «План дня» вы увидите список всех дел, которые вы не успели вчера и которые запланированы на сегодня. Но самое интересное меню в плане реализации – Контексты. Каждой задаче можно присвоить какой-либо тег (Офис, Дом, Магазин) и выбрав этот тег, просмотреть все задачи, записанные под ним. Таким образом, придя домой, вы всегда сможете просмотреть основной список дел дома, или увидеть список продуктов, которые хотели бы купить в Магазине. Помимо всего прочего, в приложении реализован поиск по задачам, что будет весьма полезным, если свое Место Хаоса вы превратите в безудержную помойку из задач.
Плюсы:
- Поиск среди всех задач
- Древовидная структура задач
- Контекстные задачи
3. iStudiez Pro
Приложение, отлично подходящее для всех школьников и студентов, iStudiez Pro, обладает огромным количеством функций и фактически заменяет дневник. Однажды настроив расписание, вы никогда не пропустите лекцию, подготовку к семинару, экзамену, консультацию с преподавателем или выполнение домашнего задания.Изначально разработанное для учащихся приложение, позволит вам настроить огромное множество Расписаний. К примеру – семестр в университете, школе иностранного языка или курсах программирования. При этом за каждым предметом зафиксирован преподаватель, которого можно либо добавить из Контактов, либо создать отдельную карточку. У предметов есть свои цвета, категории, пиктограммы, так что спустя пару недель учебы, взглянув на свой Календарь, вы сможете быстро сказать какой предмет когда у вас будет. Помимо этого, вы сможете создавать задачи-домашние задания, ставить сроки и приоритет исполнения и даже назначать напарника, в кооперации с которым это задание будете выполнять.
На главном экране всегда будут доступны не только ваши задачи, ближайшие лекции и консультации, но и обычные записи из Календаря, как то – дни рождения, напоминания и прочие записи. Отличной функцией для старост, является возможность отправления базы приложения по электронной почте. Создали расписание, назначили всех преподавателей, даты экзаменов и дедлайнов сдачи контрольных - и отправили всем своим одногрупникам. Им останется лишь открыть эту базу в приложении и нажать “Сохранить”. Незаменимое приложение, если вы учитесь, или собираетесь учиться.
Плюсы:
- Отправка базы по e-mail
- Интеграция с Календарем
- Полноценные расписания с предметами, аудиториями и преподавателями
- Синхронизация между всеми устройствами
4. Тайм-Драйв
Приложение Тайм-Драйв основано на теории тайм-менеджмента Архангельского. Суть теории заключается в классификации всех целей и задач и ежедневном продвижении по этому пути. Согласно теории все задачи можно условно разделить на три категории: Слоны, Лягушки и Бифштексы.Слоны – это долгосрочные дела, для выполнения которых необходимо ежедневно выполнять какое-либо количество маленьких дел – кусочков слона. Эти кусочки называются Бифштексами и каждый день нужно «съедать» хотя бы один Бифштекс. Но порой возникают мелкие, необходимые, но неприятные дела – Лягушки. Автор методики советует «проглатывать» с утра по одной лягушке для скорейшего уменьшения количества этих вредителей. Также существует классификация по временным рамкам – жесткие и гибкие.
Приложение полностью адаптировано для работы с такими задачами. На главном окне всегда будут демонстрироваться Главные Цели – Слоны, чтобы вы всегда помнили о том, к чему необходимо стремиться. На вкладке План у вас будет определенный перечень дел, которые обязательно необходимо выполнить: Главная цель, Лягушка дня и Бифштекс дня. Все остальные цели – опциональны, и посмотреть их вы можете, пользуясь общими списками. Создав задачу, вы сразу можете ей присвоить статус Лягушки, Бифштекса какого-либо Слона или просто оставить как есть.
В приложении есть еще две функции, которые могли бы быть полезны, если бы их реализовали на должном уровне – Мемуары и Контекстные задачи.
Мемуары – позволяют записывать по одному самому значимому делу в день, потом выбирать главное дело недели, месяца, года и понимать, что же для вас является важнее. Но механизм пока не отработан и выглядит сыро. Второе – Контекстные задачи. Каждому делу можно присвоить тэг – к примеру «Дело в Офисе», и потом, будучи в офисе, просмотреть список дел в данном месте. Но, тэги есть, а возможности их просмотреть в отдельном списке нет.
Таким образом, приложение весьма качественно реализовано, работать с ним удобно, но будем честны, платить 299 рублей в год за то, что можно записать в блокноте – дорогое удовольствие.
Плюсы:
- Качественная теория
- Удобная классификация дел
- Подписка
- Недореализованные функции Мемуаров и Контекстных задач
5. Sooner
Sooner – это планировщик задач с весьма оригинальным и удобным интерфейсом. На главном экране приложения вы видите часть колеса, которое можно вращать, и каждый сектор которого содержит задачи определенной категории. Эти сектора вы можете создавать, назначать и удалять. В каждом секторе есть обычные задачи и задачи с повышенным приоритетом. Каждый сектор можно развернуть, превратив его в аналог Clear . Добавление новых задач происходит с помощью одного движения – достаточно сделать свайп от центра круга к одному из секторов и вписать дело.В приложении доступны два режима – Список дел и Расписание. Список дел был описан выше. Расписание – это перенос всех своих дел на временную плоскость. Здесь вы можете задавать рамки и сроки выполнения задач, устанавливать дедлайны и напоминания, которые будут приходить с помощью технологии Push.
Отдельным пунктом стоит упомянуть функцию Рекомендации. При активации этой опции, приложение будет автоматически вставлять в свободные места в вашем расписании задачи из Списка дел. В настройках можно указать какие папки будут являться источником для Рекомендаций. Как инструмент для трекинга действий в режиме выполнения, приложение слишком перегружено, а в качестве планировщика задач – выполняет свои функции на отлично.
Плюсы:
- Качественная инструкция для новичков
- Возможности гибкой настройки расписания
- Невозможность создания подзадач
- Отсутствие адаптации дизайна под iOS 7
6. Keep It Green
KIG – приложение для создания и прививания правильных привычек. К примеру, вы хотите заставить себя вставать каждое утро на пробежку, или регулярно ходить в спортзал, или бросить курить – со всем этим вам поможет Keep It Green.Запустив приложение, и прочитав короткую инструкцию, вы попадаете в основное меню, где сразу сможете создать привычку, установить частоту ее повторения и начать ее исполнять. К примеру, вы хотите ходить в тренажерный зал три раза в неделю. Создаете соответствующую задачу, и, каждый раз при ее выполнении, делаете по ней свайп вправо. Спустя десять дней после создания задачи, приложение начнет собирать статистику, и будет ее отображать в виде графика за последние тридцать дней.
Если какая-то задача будет выполнятся вами качественно и перерастет в привычку – задача будет зеленого цвета. Желтый цвет означает, что необходимо тщательней соблюдать условия, а красный – что привычка не соблюдается вовсе.
Пожалуй, это и весь функционал. Стоит, правда, сказать про ежедневные push-напоминания, которые ненавязчиво будут выскакивать каждый день, требуя отчитаться о выполнении задач. Проблема в том, что напоминание можно установить только одно, что весьма неудобно, если в течении дня у вас много дел, и можно забыть об одной из привычек на стадии ее заучивания.
Плюсы:
- Минималистичный стиль
- Статистика выполнения задач
- Неудобные напоминания
- Мало вариантов индивидуальной настройки частоты повторения привычек
7. Last Time
Last Time – приложение, которое позволит вам следить за событиями, и всегда быть в курсе того, когда вы совершали что-либо в прошлый раз. К примеру – последний поход к врачу, чистку дивана, ТО автомобиля и прочую необходимую информацию, которую неудобно записывать, и трудно запомнить.Пройдя быстрое обучение и создав какое-либо событие, вы можете присвоить ему категорию, установить фотографию и начать отсчет. Теперь каждый раз, совершив это действие, вы сможете обнулять счетчик и собирать статистику ваших действий.
Также для каждого дела можно устанавливать точное время совершения и при просмотре статистике видеть насколько изменяется со временем какое-либо действие.
- Удобное отображение дел
- Блокировка кодом
- Напоминания о необходимости выполнения
8. Breaktime
Открыв Breaktime, вы увидите круговую диаграму-таймер по центру и….все. Приложение выполняет одну простую функцию – таймер 2.0, поэтому особых излишеств в интерфейсе просто нет. Зайдя в настройки и установив интервалы рабочего времени и времени отдыха, вы нажимаете старт и приложение само начинает непрерывный отчет, чередуя эти два периода.Когда заканчивается период работы, приложение уведомляет вас с помощью push и сигнала, и начинает отсчет времени отдыха. Если же вам необходимо доделать еще немного, перед началом перерыва, то нажатие кнопки «In a Minute» отсрочит перерыв на пресловутую минутку. Фактически, приложение выполняет роль простого тайм менеджера рабочего процесса и заставляет вас делать перерывы в работе, дабы весь процесс шел эффективней. Отдельным плюсом стоит отметить наличие версии для iPad.
Плюсы:
- Простота интерфейса
- Поддержание режима работы посредством простого алгоритма
Планирование рабочего времени тайм-менеджмент (англ. time management ), эффективное организация и управление своим рабочим временем
Существует много разных подходов в теме планирования рабочего времени и тайм-менеджмента в excel , на бумаге или в специальных программах ,
ниже приведен один из таких подходов, успешно опробованный на практике и внедренный в повседневную жизнь. Для того, чтобы понять подходит он именно вам, протестируйте его на своих делах и задачах.
Тайм менеджмент в Excel и на обычном листе бумаги, а так же бесплатный таймер на ваш ноутбук или для вашего смартфорна это всё, что вам потребуется для эффективной организации своего времени, и всё это вы сможете найти, посмотреть и скачать на нашем сайте, все нужные ссылки есть на этой странице, начнем подробнее как организовать тайм менеджмент в excel.
Тайм-менеджмент в Excel файл заносим дела на неделю,
а дела на день смотрим в экселе и их удобнее выписывать в блокнот
За основу планирования рабочего времени и всех дел взята неделя , т.е. гибкое планирование на основе недели. Неделя является ключевым показателем в планировании рабочего времени : год-месяц-неделя -день.
Начнем с месяца:
В последний выходной месяца составляется список результатов (назовем каждый результат Проектом). Это желаемые результаты по итогам месяца, которых вы намерены достичь в течении нового месяца. (Определите для себя 3-5 главных результатов месяца).
Необходимо учесть достигнутые результаты по целям и допущенные ошибки за прошедший месяц при планировании дел в новом месяце, скорректируйте, улучшите цели и задачи при планировании нового месяца с учетом требуемых улучшений, назовем эти действия по улучшению КД (Корректировки к Действию) . Например: нужно было прочитать книгу, книгу прочитать не получилось, забывали, читали не каждый день. КД по этой задаче задаем: читаю каждый день по 10 страниц.
Список результатов на ближайший месяц - это ваши цели на месяц, когда вы их задали для себя и сформулировали, можно приступать к планированию их достижения.
Итак, раз в неделю, например в каждое воскресенье, составляется список задач в рамках каждого Проекта - это планирование недели . Эти задачи это элементарные шаги-действия на следующую неделю. Эти шаги-действия раскидывается по дням недели в файле эксель.
При планировании дел предстоящей недели так же нужно определить 3-5 главных результатов недели, это самые важные дела недели, по ним в конце недели вы поймете насколько эффективно прошла ваша неделя.
ведется в файле эксель планирование работы на неделю .
Каждый вечер перед уходом с работы открывается этот файл эксель и корректируется-дополняется план на следующий день (это планирование дня
).
После этого, задачи на предстоящий день из файла эксель выписывается на бумагу (лист планирование дел на день), это ваш утвержденный список дел на завтра.
Планирование рабочего времени - Тайм-менеджмент в excel и на бумаге - важные моменты:
1. Планирование рабочего времени тайм-менеджмент на основе недели - это гибкое планирование, можно и нужно корректировать-переносить задачи в рамках одной недели, это не наносит ущерба плана и ожидаемым результатам, это удобно делать в в excel файле.
2. Составлять план следующего дня накануне вечером - ключевой момент в организации времени. Утром не надо думать что делать все расписано, отключи голову, просто делай. Если нет четкого плана утром - обычно из-за думания что делать утром весь день скомкан и ничего не сделано. План следующего дня удобно выписывать из excel плана недели на обычный лист бумаги.
3. Выписывать задачи на предстоящий день на лист бумаги очень желательно, это ваш подписанный контракт с самим собой, ваше материальное обещание самому себе, да и потом - вычеркивать сделанные дела на листе бумаги это очень приятно.
4. При планировании дня, недели, месяца, года расставляйте приоритеты , выделите из всех планируемых задач три самых важных из них: запланируйте три самых важных результата дня, три самых важных результата недели, три самых важных результата месяца, три самых важных результата года. Это ваши самые важные цели, к которым вы движетесь.
При планировании самых важных результатов (дня, недели, месяца, года) используйте следующие вопросы:
- ДЛЯ ЧЕГО надо достичь результата?
- ЧТО ЗНАЧИТ УСПЕШНЫЙ РЕЗУЛЬТАТ (какие критерии успешного результата)
- КАК ДОСТИЧЬ (пошаговый план: делай раз, делай два, делай три)
Ожидаемый результат: критерии успешности вашего тайм-менеджмента
Сами задачи мы выполняем, чтобы достичь какого-то конкретного результата, иначе задачи это бессмыслица.
Результат лучше начинать планировать с «критериев успешного достижения результата».
Например, ожидаемый результат без критериев успешности достижения результата: прочитать книгу "Книга" , тогда задача: читать по 30 страниц в день
И при такой постановке задач ожидаемый результат может быть достигнут (книга будет прочитана), но качество результата возможно не утроит.
Поэтому на стадии планирования закладываем критерии успешности желаемого результата
:
1. книга прочитана до конца месяца
2. после прочтения составлена рецензия со списком идей для внедрения
3. полезные идеи внедрены в жизнь
задача к п.1. чтение под проект, найти минимум 3 новые идеи по вопросу "поиска новых клиентов"
задача к п.1 во время прочтения маркером выделять полезные идеи
задача к п.1. читать по 30 страниц в день
задача к п.2 проанализировать маркерные выжимки, составить рецензию на 1 лист
задача к п.3 старт внедрения идей в течении 48 часов после прочтения
А для более глобального планирования на 10 лет и более используются другие инструменты, например тут можно скачать календарик-пинарик 2018 год , или воспользоваться наиболее эффективным колесом жизни .
Как управлять проектами и задачами: ШАГ ПРОЕКТА - как широко шагать
Эффективность рабочего времени и
Если вы весь день чем-то занимаетесь и в итоге ничего сделать так и не успеваете, то стоит ознакомиться с несколькими простыми принципами тайм менеджмента, которые позволят вам сэкономить время.
Профессионалы утверждают, что потратив 10 минут на планирование дел, можно сэкономить до двух часов времени в день.
Перед тем, как что-то сделать, нужно проанализировать, как вы это делали раньше и выявить свои ошибки. В данном случае требуется узнать, на что тратится ваше время. Для этого используется техника хронометража .
То есть, в течение недели следует записывать, сколько времени вы потратили на то или иное дело. Сверяйтесь с часами, скачайте бесплатный многофункциональный напоминальщик ModernAlert (напоминалка, планировщик, секундомер, таймер и много других полезных инструментов, его обзор есть на моем канале YouTube).
Можно воспользоваться онлайн сервисами для отсчета времени или расширениями для браузеров – главное, чтобы вы точно узнали, как вы его тратите.
Контролировать каждый свой шаг непросто, но только так вы поймете, что именно съедает время.
Планирование в тайм менеджменте
Незаписанные дела ваш мозг посчитает необязательными для выполнения, поэтому фиксируйте их – в электронном виде или на бумаге, главное, что все должно быть записано.
Но помните, что в основе составления всякого плана лежат три принципа: регулярность, системность, последовательность.
- Регулярность помогает сформировать привычку составлять план.
- Системность подразумевает систематизацию дел: от мелкого к основной цели, от самого важного к менее важным.
- Последовательность обозначает, что не следует делать много дел одновременно: не начинайте новое дело, не закончив старого.
Техники планирования
✔ Метод дробления целей.
3 цели года
3 цели месяца
3 цели недели
3 ц е л и д н я
✔ Шаблон недели
⇩Планирование дел в понедельник
⇩Результаты дня
Пятничный обзор
Пояснение: начинать планирование времени лучше всего с краткосрочных периодов: с вечера составлять себе план действий на следующий день, затем с утра действовать согласно намеченному плану, вечером анализировать его выполнение и планировать следующий день.
✔ АВС-анализ или градация дел по степени важности
Ⓐ Важные дела дня
Ⓑ Важные, но не срочные дела
Ⓒ Могут быть сделаны когда-нибудь
Пояснение: следует организовывать свои дела по принципу важности: «А» означает наибольшую степень важности, то есть важные дела этого дня, «В» – среднюю (важны, но могут подождать), а «С» – наименьшую (рутинные дела, мелочи, которыми не хочется заниматься, можно сделать когда-нибудь).
Эффективность в тайм менеджменте
Несколько законов тайм менеджмента, которые необходимо знать, чтобы эффективно распоряжаться своим временем.
Первый закон Паркинсона
«Работа заполняет время, отпущенное на неё». Сколько вы отведёте времени на определенное дело, столько и потратите.
Например, если вы решите, что потратите на ремонт квартиры три года, а не три месяца, то будете его делать все три года.
Принцип Парето
«20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий – лишь 20% результата».
То есть, выбрав правильно минимум (20%) самых важных действий для достижения цели, можно быстро получить значительную часть (80%) от планируемого полного результата. Дальнейшие же улучшения (80%) будут неэффективны (20%) и могут быть неоправданны.
Например, 20% покупателей создают 80% прибыли; люди в 80% случаев носят лишь 20% вещей из своего гардероба и т.д.
Еще несколько советов по эффективности:
- Если планировать наиболее важные, а также неприятные дела на утро, то вы почувствуете облегчение, освободив свой день и избавив себя от нервозности.
- На некоторые мелочи, такие как выгул собаки, пробежка, мытье посуды, влажная уборка, отведите определенное время, например 20 минут (о правиле 20 минут можно прочитать в моей статье ) и придерживайтесь их.
- Так же следует учесть и суточные биоритмы человека – например, в течение дня мы испытываем в определенные часы прилив энергии, идей и появляется желание свернуть горы. Тогда и следует браться за самые сложные дела, а легкие оставить на период, когда приходит усталость. Кратко о суточных биоритмах в конце статьи.
Разгрузите свой мозг
✓ Заведите личный ежедневник. Составляйте списки всего, что вам необходимо сделать, купить, списки вещей в поездку и т.п. и организуйте все списки с помощью ежедневника. Как это сделать, можно прочитать в этой .
✓ Все, что можно – перепоручайте, все, что надо запомнить – записывайте на бумаге или пользуйтесь электронными напоминалками или календарями (ссылка на программу, которая поможет в этом, в начале статьи).
Составленный список разгружает мозг и избавляет от беспокойства – как бы чего не забыть.
Эффективна и доска визуализации – для написания списков маркером или для наклеек и записок.
✓ Доводите ежедневные обязательные дела до автоматизма. Мы долго раскачиваемся, думая – хочу или не хочу я этого делать.
✓ Уборка, мытье посуды тоже может отнимать разное время в зависимости от того, как именно вы все делаете. Выработайте определенные схемы, по которым ваш КПД будет максимальным.
Я, например, выяснила для себя, что мытье посуды может отнимать меньше времени, если действовать в три этапа. Это существенно сократило время, которое я стала тратить на это «приятное» занятие.
✓ Наведите порядок в делах (в квартире, кабинете, на столе) и максимально поддерживайте его. Внешнее соответствует внутреннему и наоборот. Это сэкономит время на поиски нужного документа или вещи.
Выполняйте запланированные дела
Спланировать можно что угодно, но чтобы придерживаться плана от вас потребуется сила воли и самодисциплина.
Известно – чем дольше мы думаем, тем меньше делаем. Оптимальным является такое соотношение: 20% времени нужно тратить на размышления и планирование, а 80% – на исполнение.
Разбирайте результаты
Не менее важен и последний принцип тайм менеджмента – разбор результатов. Он позволяет учесть ошибки, выявить, где найти дополнительное время, а ваши положительные результаты будут лучшей самомотивацией для следующих шагов.
Суточные биоритмы человека
С 11:00 до 13:00 и с 13:00 до 15:00 – время предельно возможных для организма нагрузок.
С 10:00 до 12:00 – лучшая работоспособность и прилив энергии. Особенно активно работает отдел памяти мозга, отвечающий за математические действия.
После 12 часов снижается работоспособность, появляется усталость.
14:00 – в это время мы менее стрессоустойчивы. Выполняйте спокойную работу, без мозговых штурмов.
15:00 – новый прилив сил, работает долговременная память.
16:00 -19:00 – высокий уровень интеллектуальной активности.
17:00 – повторный пик активности, самый стрессоустойчивый период в сутках.
В 18:00 снижается активность нервной системы.
После 19:00 часов – улучшается концентрация внимания и повышается реакция.
После 20:00 часов психическое состояние стабилизируется, улучшается память, мыслительные процессы – благоприятное время для обучения и запоминания сложной информации.
После 21:00 часа – физический спад.
А после 24:00 часов начинается новый физиологический подъем – поэтому заснуть после полуночи тяжело.
Были бы не больше, чем элементами стройной теории, если бы их не дополняли специально разработанные общеметодологические и в рамках отдельных техник практические инструменты. Следуя им, применяя их в своей повседневной жизни, каждый сможет приобрести не только полезные знания, но и создать собственную систему постановки, оценки и реализации стратегических целей. Собранные в этом уроке рекомендации, советы, хитрости, приёмы, а также сервисы и программы по тайм-менеджменту, взяты из разных источников, но являются универсальными инструментами и одинаково пригодятся как в плане управления временем, так и для личностного развития в целом: тренировки самодисциплины, характера, отношения к жизненным приоритетам и целям.
Советы от ведущих специалистов в области тайм-менеджмента
Если и обращаться к кому-то за советом, то к человеку в данных делах разбирающемуся. Да и то, полноценно понять систему взглядов того или иного автора можно лишь прочитав и поняв его труды. Мы же поставили себе амбициозную задачу выделить и коротко представить краеугольные камни отдельных методик и техник.
Стивен Кови
Назвать С. Кови специалистом в области тайм-менеджмента можно лишь с поправкой на то, что управление временем для него - элемент самосовершенствования, в комплексе приводящий человека к успеху. А вот в этом глобальном направлении он является гуру, поэтому ниже собраны некоторые рекомендации из раздела его книги « », посвящённого 3 навыку - определению приоритетов.
- Суть навыка: сначала делайте то, что необходимо делать сначала. Другими словами, никогда не стоит откладывать важные дела на потом, какими бы сложными и неприятными они ни были. Помните, каждое такое дело приближает вас к цели, поэтому заставьте и свои чувства работать на результат. Все, даже самые успешные люди, вынуждены делать то, что не всегда им нравится. Это неизбежность.
- Вы должны «зависеть от своих ценностей, а не от мимолетных импульсов и желаний». Движение к цели требует мотивации и настойчивости, поэтому сама цель должна быть приоритетной и важной, ведь себя не обманешь.
- Лучший совет по управлению временем, по мнению автора: «Организация и действия на основе приоритетов».
- Термин «управление временем» не совсем верный. Нужно учиться управлять не временем, а собой.
- Соблюдайте принцип Р/РС баланса (результат/ресурсы+средства). Баланс подразумевает то, что ни одно из данных направлений не перевешивает другое. Попросту говоря, цель должна быть соразмерна затрачиваемым на её достижение усилиям. И наоборот: не стоит тратить большие силы ради успеха в незначительном деле.
- Используйте матрицу управления временем для определения действительно важных дел, и концентрируйтесь на них, поскольку от этого зависит достижение ваших глобальных целей.
- Ищите возможности и способы сделать вашу личную и профессиональную жизнь проще. Пробуйте, применяйте, среди них могут быть те, которые посодействуют позитивным переменам в вашей жизни.
GTD Дэвида Аллена
Метод Д. Аллена полезен в первую очередь своими советами по физической организации рабочего пространства, а также рекомендациями использовать различные канцелярские и другие средства для «освобождения» мозга от ненужной информации. О том, каким должно быть рабочее место по мнению автора GTD, . Разберём еще некоторые рекомендации:
Ведение картотеки. Большинство незначительных задержек времени можно избежать, широко применяя недорогие канцелярские средства. При одновременной работе с большим количеством проектов или входящей информации - организуйте картотеку. Для этого можно использовать обычные папки, в которые нужно складывать всю документацию и другие материалы по проекту. Их стоит завести даже для дел, где существует лишь 1 документ.
«43 папки». Простой и эффективный метод для организации дел. Понадобится 43 папки: 12 на каждый месяц и 31 на каждый день. Их функция - напоминать о каких-либо глобальных или мелких делах запланированных на каждый день. Допустим, в начале мая в результате переговоров вы договорились в конце июня представить клиенту отчёт и предварительно, за неделю, с ним созвониться. С этой целью в «июньскую» папку кладётся документ-«напоминание» о запланированном на этот месяц событии. Кроме того, в папки соответствующие 20 и 27 числу также помещаются записи о звонке и сдаче отчёта. Каждый день начинается с ознакомления с содержимым папки. В отличие от ежедневника или электронного органайзера они «застрахованы» от сбоя, их невозможно потерять или забыть.
4 типа списков дел. Также Д. Аллен предлагает усовершенствованную модель . Суть идеи в дифференциации заданий, выделении приоритетных направлений и удобной структуре. Всего нужно вести 4 списка:
- Следующие действия. В этот список вы записываете вещи, которые вам необходимо сделать в ближайшей перспективе. Редактировать его, внося новые записи, нужно ежедневно.
- Проекты. Те предприятия, которые являются несколькими связанными субдействиями, и на выполнение которых требуется не одно действие. Проекты нужно контролировать еженедельно, чтобы иметь возможность судить о ходе их реализации.
- Отложенные. В этом списке хранятся проекты, выполнение которых кому-то делегировано или требует влияния внешних факторов. Их также систематически нужно проверять (как минимум раз в неделю).
- Когда-нибудь/может быть. Из названия списка понятно, что это список неопределенных дел на будущее (пробежать марафон или завести блог).
Джулия Моргенстерн
Дж. Моргенстерн начинала свою карьеру на должности администратора и именно на ней приобрела необходимые навыки планирования и организации. Поэтому она уверена, что управление временем заключается по большей части в правильной организации деятельности. А для того, чтобы она была правильной, предлагает такие инструменты:
1. Оценка. Начинать стоит не с применения каких-либо методик, а с оценки затрачиваемого времени и своих действий. Что вам мешает заниматься приоритетными делами? Причин может быть несколько: технические (отвлечение на соцсети, почту, совершение звонков во время на них неотведённое), внешние обстоятельства (сжатые сроки, нереалистичные графики, дополнительные обязанности), психологические препятствия (нежелание ждать и связанные с этим хронические опоздания, специально создаваемые кризисные условия).
2. Временные рамки. По словам Джулии, 90% её клиентов, используя списки дел, рядом с пунктами не записывают время, требуемое на их выполнение. Это ошибка: временные рамки нужно ставить для любой задачи.
3. Техника 4D. Если в силу какой-либо причины вы не способны выполнить задачу, нужно применить одно из следующих действий:
- Удалить (delete). «Если что-то не стоит делать сейчас, то может быть это не стоит делать и позже». Это относится в первую очередь к неквалифицированной деятельности. Откажитесь от таких дел.
- Отложить (delay). Применяйте сортировку: менее приоритетные дела можно откладывать, освобождая время на более важные.
- Делегировать (delegate). Для выполнения отдельных заданий можно привлечь других: коллег, друзей, семью.
- Уменьшить (diminish). В некоторых компаниях производительность значительно улучшилась после того, как еженедельные часовые совещания были заменены на 15-минутные. Это позволило «убить двух зайцев»: сохранить время на непосредственную работу, да и сотрудников на протяжении более короткого отрезка времени стало легче.
4. Приоритеты. Дж. Моргенстерн говорит о необходимости разработки большой «картины жизни» - ваших целей, глобальных планов. Она состоит из 3 этапов. Первый: выделение «категорий» - главного, того, что важно для вас. Их должно быть не больше шести (к примеру, «финансы», «здоровье», «семья»). Второй: цели для каждой «категории». Например, в финансовом плане это может быть определённая сумма на банковском счету к моменту выхода на пенсию. Третий: 2-3 вида деятельности, которые ведут к цели (зарплата, пассивный доход от инвестирования, депозит).
5. Техника SPACE. Организация времени и организация пространства едины, поэтому автор предлагает специальную методику планирования SPACE (от англ. пространство):
- Sort - сортируйте дела и вещи вокруг себя.
- Purge - очистите время и пространство от всего, без чего можно справляться и так.
- Assign - назначьте каждой вещи своё место, а каждому делу - своё время.
- Containerize - определяйте параметры каждой значимой деятельности.
- Equalize - время от времени переоценивайте свою систему.
«Съедайте лягушку на завтрак»
Б. Трейси «лягушкой» называет какое-либо неприятное, но важное дело. Он уверен, что его откладывать нельзя, ведь таким образом мысли всё равно будут возвращаться к нему, кроме того, проволочка лишь усугубит эмоциональное напряжение. Начинать свой день стоит именно с выполнения этого дела - так вы освободитесь от груза необходимости и сосредоточитесь на более приятных делах.
«Бифштекс из слона»
Случается так, что перед нами стоит необходимость решить какую-нибудь глобальную задачу - сложный многоступенчатый проект. И непонятно, как именно и что следует начинать делать, особенно если очерёдность не оговорена. В таком случае нужно разделить работу на части и выполнять их отдельно (образно говоря, съесть целого слона гораздо труднее, чем разделённого на бифштексы). Это не только позволит начать реализовывать задачу, но и поспособствует лучшему её пониманию.
Научитесь говорить «нет»
Можно увлекаться фильмом «Всегда говори да» с Джимом Керри в главной роли, но в плане тайм-менеджмента он - плохой советчик. Это совсем не значит, что нужно избегать новых возможностей, даже наоборот, но и взваливать на себя слишком много, даже в одной области - неправильно. Рано или поздно человек «перегорает». Еще раз напомним, что управление временем нужно не для того, чтобы успевать делать больше, а для того, чтобы делать правильно то, что нужно.
Стремитесь к автоматизации
Всегда ищите возможности сделать рутинную работу более простой. К примеру, если вы работаете с электронной почтой и вынуждены постоянно проверять папку с входящими - настройте оповещение о новых письмах на смартфон или для компьютера с помощью специальных сервисов.
Выполняйте похожие дела подряд
Если вам предстоит сделать 2-3 практически одинаковых дела на протяжении дня, выполняйте их подряд. Мозг «привыкает» к подобным задачам и следующий раз справляется с ними быстрее, чем, если бы между ними был перерыв.
Биологические часы
В тайм-менеджменте стоит уделять внимание не только времени как физической единице. В соответствии со своими определите часы наибольшей активности и наименьшей, и занимайтесь делами или давайте себе отдых с их учётом. Возможно, придётся пожертвовать традиционной чашечкой кофе сразу по приходу на работу, но вы гораздо продуктивнее проведёте день.
7 сервисов и программ для планирования и управления временем
Google Keep
Google Keep - электронный блокнот с возможностью создания обычных записей и пронумерованных списков, простейшая программа, поддерживающая все мобильные платформы, а также имеющая браузерную и оффлайн версию. Полезным данный сервис является в том плане, что из любого устройства, где выполнен вход в ваш Google-аккаунт, вы сможете получить доступ ко всем имеющимся записям; кроме того, можно начать работать над документом со смартфона ещё в транспорте по дороге на работу, а продолжить уже в офисе с ПК.
Maniac Time
Эта программа, как маньяк, преследует вас весь день. В хорошем смысле, конечно же. С момента запуска программы она собирает информацию об открытых приложениях и времени работы с ними, что в конце рабочего дня можно использовать для анализа времени, затрачиваемого на разные действия (процент и реальное время). Из данной статистики видно, сколько в день вы работали в текстовом редакторе, сколько в браузере, на сколько отвлекались на другие приложения. Если определённое время не выполнять на компьютере никаких действий, а потом вернуться за него - Maniac Time встретит вас вопросом, где вы были и почему не работали?
LeaderTask
Эта программа совмещает в себе сразу несколько полезных функций - календарь, планировщик, органайзер, менеджер файлов. Широкий функционал дополняется возможностью индивидуальной настройки (выделение приоритетов), способностью визуализировать представление или ход выполнения проектов, синхронизировать свои данные между устройствами на разных платформах и с Outlook. Оценить все достоинства программы перед покупкой разработчики предлагают за 45 дней бесплатного использования.
Microsoft Outlook
Многим данный продукт известен как почтовый клиент, но это лишь одна из функций. На самом деле Outlook предоставляет также возможность работы с календарём и планировщиком - достаточно удобными и понятными для всех пользователей пакета Office. Об использовании этой программы в качестве инструмента для тайм-менеджмента читайте в статье Глеба Архангельского http://www.improvement.ru/bibliot/outlook/01.shtm.
Microsoft OneNote
Ещё один сервис из пакета Microsoft Office, с недавнего времени распространяющийся бесплатно. Программа не является чем-то революционным, хотя и предлагает достаточно сильный инструментарий: возможность древовидного отображения списка дел, добавления к задачам аудио и медиа файлов. Особенность - поддержка рукописного ввода для планшетов.
Миниплан
Этот сервис, предназначенный для личного использования, созданный авторами Мегаплана - успешного корпоративного инструмента планирования. Один из самых известных и функциональных российских продуктов. Детальнее о программе в короткой презентации .
Remember the Milk
Одна из наиболее известных программ по GTD. Помимо списка дел/планировщика, данный сервис оснащён целым рядом современных технических решений, призванных разгрузить память. Среди них: настройка E-mail и sms-оповещений о предстоящих делах, управление заметками Evernote (который, к слову, можно также использовать в целях управления временем), работа с приложением при отсутствии Интернета, возможность синхронизации с календарём Google (ещё одним самостоятельным практичным инструментом, выполненным по аналогии с ежедневником).
И главный совет напоследок, исходящий из логики предмета тренинга: нельзя научиться управлять временем и при этом не ценить своё и других людей время. Планирование должно начинаться с осознания того, насколько это важно конкретно для вас, насколько вы готовы к дисциплине и контролю. Без этого, разовое прочтение и попытка применить отдельные рекомендации или инструменты в своей жизни ощутимого эффекта не дадут. Поэтому желаем вам терпения, настойчивости и, конечно же, измеримых результатов. Удачи!
Проверьте свои знания
Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только 1 вариант. После выбора вами одного из вариантов, система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.
Управлять временем мечтает каждый. Но если построить машину времени пока невозможно, а если кто и знает, как это сделать, нам все равно не расскажет, то освоить методику «тайм-менеджмента» по плечу каждому. И в сегодняшней статье я расскажу вам о паре десятков полезных сервисов, которые упростят нам процесс «все успеть». Все они бесплатные, так что качаем, устанавливаем и пробуем!
Чтобы было удобнее, я разбила длинный список на 3 категории:
- сервисы для планирования (позволяют составлять списки дел и привязывать их к дате и времени)
- сервисы для заметок (чтобы не держать все в голове и ни одной гениальной идеи не забыть)
- сервисы-контролеры (помогающие дисциплинировать себя)
- дополнительные сервисы (то, что не подошло к первым двум категориям, но также полезно для управления временем)
Сервисы для планирования:
1 Any.DO
Этот сервис один из самых популярных планировщиков. Помимо того, что в нем очень удобно составлять списки дел, но и сортировать их по папкам (личное и работа), устанавливать начало рабочей недели. Any.DO синхронизируется с вашей почтой, и позволяет делать из писем задачи. Среди функций также возможность делать заметки и напоминания.
Программа доступна как в виде мобильного приложения для iOS и Android , так и расширения браузера Chrome , а также версии для ПК .
2 Todoist
Приятный дизайн, удобный интерфейс, а также интересные функции делают это приложение отличной альтернативой предыдущего сервиса. Среди возможностей: расстановка приоритетов для каждой задачи, возможность разбить одну большую задачу на ряд подзадач. Также доступна синхронизация с Gmail, что очень удобно.
Что мне особо нравится, так это возможность составлять списки книг, которые вы хотите прочитать, фильмов, покупок, а также можно добавить свои категории.
3 Google Календарь
Может показаться, что его использует каждый, но я удивилась, узнав, что многие до сих пор его игнорируют. Поэтому включила в этот список. Итак, если вы до сих пор не используете этот сервис от корпорации добра Google, то стоит начать, и вот почему. Во-первых, в нем очень удобно осуществлять долгосрочное планирование дел, на месяцы вперед. Во-вторых, вы никогда не забудете о важных встречах и делах, так как Календарь будет присылать вам SMS-уведомления заранее. А еще, как и любой продукт Гугла, Календарь синхронизируется со всеми сервисами. Кроме того, можно создавать совместные календари, что очень удобно при командном планировании.
4 Wunderlist
Это приложение больше подойдет для тайм-менеджмента в личной сфере, хотя и в работе будет очень удобным. Среди функций: возможность просматривать публичные списки других людей, делиться собственными списками, комментировать, а также планировать как путешествия, так и проект. Можно ставить задачи другим людям (при условии, что они также пользователи сервиса), а не только самому себе. Приложение Wunderlist доступно как для пользователей ПК, так и мобильных юзеров.
5 GTasks
Простенький сервис, не такой замысловатый как пункты 1, 2 и 4, но довольно полезный. Если вы стремитесь к простоте и минимализму, то вам он может прийтись по душе. Здесь можно ставить себе задачи, делиться ими с друзьями, устанавливать напоминания. Есть версия для Android и iOS
Сервисы для заметок:
6 Google Keep
Мне нравится в этом приложении все: от интерфейса, напоминающего стикеры на стене, до простоты функционала — ничего лишнего. Использую его для того, чтобы записывать мысли: кратко, так, чтобы посмотреть и сразу вспомнить.
7 Evernote
Такое впечатление, что здесь можно делать абсолютно все! И заметки только малая крупица из всего этого объема функций. Здесь можно и статьи писать, и добавлять мультимедийные файлы, и даже привязывать к местоположению информацию, чтобы потом можно было осуществлять удобный поиск. В общем, Evernote — это такой мастодонт среди всех сервисов по оптимизации времени.
8 Skitch
Еще один замечательный сервис от создателей Evernote. Позволяет делать снимки, на которых потом можно вдоволь почеркать своими собственными мыслями. Skitch подойдет для тех, кто предпочитает не писать, а рисовать.
9 ColorNote
Альтернатива Google Keep, позволяющая быстро делать заметки, каждую из которых можно сделать напоминанием. С ColorNote будет удобно тем, кому нравятся стикеры и яркие цвета.
10 OneNote
Этот сервис от Microsoft, в котором каждую заметку можно помечать тематическим тегом, например: позвонить, обсудить с начальством, запомнить для статьи, и т. д. Тем, кто не подружился с Evernote, возможно, именно OneNote придется по душе.
Сервисы-контроллеры:
11 RescueTime
Программа, позволяющая контролировать, как эффективно вы тратите время в интернете. Кроме времени на выполнение задач, в RescueTime можно посчитать и непродуктивное время. Очень удобно, когда мы то и дело отвлекаемся на социальные сети или новостные сайты. А так, увидел время, потраченной в никуда, и в следующий раз уже будешь подисциплинированнее:-)
12 SelfControl
Программа, которая запрещает вам доступ к развлекательным сайтам в рабочее время. В SelfControl вы самостоятельно определяете «вредные сайты» и период запрета. Что удобно — решив нарушить запрет, у вас ничего не получится, программа будет строга к вам и ни за что не пустит.
13 Focus Booster
Есть такая техника тайм-менеджмента, метод «Помидора». Суть ее в том, что вы определяете ряд задач, которые панируете выполнить, и разбиваете ее на 25-минутные отрезки, с 3-5 минутным перерывом после каждого. Эти отрезки называют «помидорами». После каждого четвертого «помидора» настоятельно рекомендуется отдыхать 15-30 минут. И вот чтобы не запутаться в «помидорах», Focus Booster будет давать вам сигналы о том, что время работы или время отдыха пришло.
14 Toggl
Это таймтрекер, позволяющий контролировать затрачиваемое время на ту или иную задачу. Есть бесплатная версия, в которой к проектам можно подключать до 5 человек. Toggl полезен тем, что вы будете четко понимать, сколько времени у вас уходит на каждый вид работы, и зная эту информацию, можно понимать, что и где оптимизировать.
15 ManicTime
Еще одна программа, считающая количество потраченного времени на каждую из активностей за компьютером. Сайт, конечно, нужно перерисовать, но саму программу ManicTime многие хвалят.
Дополнительные сервисы:
16 Pocket
Удобный сервис для сохранения в закладки интересных статей. В Pocket можно делать тематические метки для каждой закладки. Для тайм-менеджмента полезен тем, что позволяет держать все интересные статьи в одном месте, и в появившееся свободное время можно сесть и перечитать все на интересующую тему.
17 Google Mail Checkers
Чтобы не проверять часто почту, можно установить в браузер расширение Google Mail Checkerst , которое будет выводить в верхней панели количество новых сообщений. Это сэкономит вам время между постоянными переключениями окон.
18 Active Inbox
Еще одно расширение для работы с почтой. С Active Inbox вы можете более эффективно управлять письмами, расставляя между ними приоритеты, а также отмечать статус писем (в работе или ожидает ответа).
19 SpeakIt!
Довольно интересный сервис, который конвертирует текстовый файл в речь. SpeakIt! работает не идеально, но иногда может очень облегчить жизнь.
Ну и в завершении, универсальный и незаменимый инструмент:
20 Блокнот
Цифровой мир — это хорошо, но кусочек олд скула должен быть:-) Ничто не заменит старый добрый блокнот, в котором можно от души порисовать, записать сотни мыслей, черкать, и всячески проявлять себя на страничках.
А какие сервисы используете вы?