Il metodo GTD ovvero come finire ciò che hai iniziato. Cos'è GTD e come funziona Strumenti software basati sulla tecnologia GTD

GTD (Getting Things Done) è un sistema di produttività e un libro con lo stesso nome del business coach David Allen. L'obiettivo principale è avere tempo per fare ciò che è necessario, ma dedicare più tempo a ciò che ti dà piacere.

Getting Things Done viene spesso tradotto in russo come “mettere le cose in ordine”, anche se sarebbe più accurato “portare le cose alla fine”. D'accordo, è più importante non inserire le attività negli elenchi, ma completarle. Questo è esattamente il motivo per cui è necessario creare elenchi, determinare le priorità e elaborare un programma.

E perché è necessario?

Lavorando secondo i principi GTD, ti sarà più facile gestire i tuoi affari. Dopotutto, il vantaggio principale di questa tecnica è che le informazioni su tutte le tue attività sono concentrate in un unico posto in modo che tu possa passare da un'attività all'altra senza esitazione.

Qual è la differenza tra un GTD e un elenco di attività?

Nell'elenco, di solito registriamo solo le cose più importanti e non scriviamo compiti piccoli e meno significativi. E invano. Ti scorrono per la testa, ti distraggono dal tuo lavoro e la tua efficacia diminuisce. Uno dei principi fondamentali di GTD è catturare assolutamente tutto. In questo modo puoi scaricare il cervello e utilizzare tutte le sue risorse per il lavoro.

Questo sistema è davvero adatto a me?

GTD è rilevante per persone di diverse professioni, età e status sociale. David Allen, che ha formulato i principi del sistema, ha condotto corsi per gli astronauti della ISS, i musicisti rock e i dirigenti di grandi aziende.

Come ha detto David Allen a Lifehacker, il sistema può essere ugualmente efficace o ugualmente inutile sia per un adolescente che per l'amministratore delegato di una grande azienda. Devi avere una certa mentalità, amore per organizzare e pianificare.

Ok, quindi cosa dovresti fare esattamente?

Non ci sono regole rigide nel sistema GTD. Ma ci sono principi operativi di base:

1. Raccogli informazioni e registra tutto. Annota attività, idee e attività ricorrenti in un blocco note o in un'app. Allo stesso tempo, l’elenco dovrebbe essere sempre a portata di mano in modo che tu non possa dire: “Lo aggiungerò più tardi”. Anche il compito più piccolo e insignificante dovrebbe essere scritto se non lo stai facendo in questo momento.
2. Scrivi spiegazioni. Non dovrebbero esserci compiti come “Prepararsi per le vacanze”. Suddividi i compiti più importanti in azioni specifiche e gestibili (invia tali e tali documenti al centro visti, acquista un asciugamano e occhiali da sole, scarica le mappe sul tuo telefono). Con un tipico elenco di attività, dedichiamo più tempo a decifrarlo che a completarlo. E sì, se puoi delegare, delega.
3. Stabilisci le tue priorità. Per ogni elemento nell'elenco, fornire una data e una scadenza specifiche. Aggiungi promemoria se necessario. In sostanza, funziona sia con un elenco che con un calendario. In questa fase, dovresti avere la certezza che sicuramente non dimenticherai nulla.
4. Aggiorna le tue liste. Le liste di cose da fare diventano rapidamente obsolete: qualcosa perde la sua rilevanza, qualcosa viene rimandato al futuro. Il sistema dovrebbe funzionare per te. Assicurati quindi di avere sempre un elenco di azioni specifiche in modo da poter iniziare senza indugio.
5. Agire. Quando tutto è organizzato, puoi iniziare a implementare i tuoi piani. Seleziona un caso dalla categoria desiderata, scopri quali azioni specifiche ti sono richieste e lavora. In questo modo puoi realizzare grandi progetti.

Dovrebbero essere scritte tutte le cose in un unico elenco?

No, è meglio crearne diversi, ma conservarli in un unico posto. Ad esempio, tieni diversi elenchi per ogni progetto di lavoro, elenchi di faccende domestiche, elenchi per studiare, elenchi di idee e possibili progetti per il futuro, qualunque cosa la tua immaginazione lo consenta.

Ci sono strumenti speciali?

Le app e i servizi web includono Wunderlist, Trello, Any.do, MyLifeOrganized, qualsiasi strumento per prendere appunti o un normale file in Google Docs. Se sei abituato a prendere appunti su carta, puoi usarlo.

Ci sono fan del file system. Sul desktop viene creata una cartella comune, in essa ce ne sono diverse tematiche e ognuna memorizza gli elenchi corrispondenti e i materiali necessari.

In generale, scegli ciò che è conveniente per te.

Il requisito principale: lo strumento dovrebbe essere sempre a portata di mano in modo da poter trasferire l'attività dalla testa alla carta o a un'applicazione. Ad esempio, quando il tuo capo viene da te e ti assegna un nuovo compito, e in quel momento stai lavorando su qualcos'altro.

Come ottenere più valore da GTD?

Qualsiasi sistema di produttività non funzionerà se applicato alla cieca. Per ottenere il massimo, personalizzalo per te stesso e poi tutto funzionerà.

E sì, nessun sistema può fare tutto per te, quindi non lasciarti trasportare troppo dalla creazione di elenchi, non dimenticare di agire. GTD è uno strumento che ti aiuta a liberarti dallo stress e a non dimenticare nulla. Ma il modo in cui gestisci il tuo tempo dipende da te.

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Ci aggrappiamo a mille cose, cercando di non dimenticare lungo il percorso le piccole cose di tutti i giorni; spesso dimentichiamo l'obiettivo, ma ricordiamo le scadenze inevitabilmente prossime.

A volte la paura di una valanga di compiti paralizza letteralmente il cervello e subentrano apatia, procrastinazione e depressione. Il lavoro in questi momenti si muove lentamente, sembra che anche il cursore del mouse stia a malapena strisciando sul monitor.

Questa situazione è tanto più pericolosa quanto più una persona lavora in team, soprattutto se parliamo di un team di sviluppo.

L'idea di invitare alla nostra conferenzaDavid Allen, sebbene inaspettato, non è stato casuale. Personale, a prima vista, il concetto di GTD fornisce buoni consigli per ciascun sviluppatore individualmente e per il processo di sviluppo nel suo insieme. Certamente, Metodo GTD non è “su misura” per il processo di sviluppo software quanto agile, ma è comunque in grado di integrarlo o diventare il primo passo verso la transizione del team verso una metodologia di sviluppo agile. Com'è il GTD per un programmatore?

Dividiamo l'applicazione dei principi GTD nello sviluppo in due blocchi: personale, quando parliamo di un individuo, e di squadra, quando parliamo di un'azienda o di un gruppo di sviluppatori. In generale, i principi sono gli stessi, ma è molto più difficile metterli in pratica in una squadra, poiché è garantito il sabotaggio e la resistenza da parte dei dipendenti o del responsabile della squadra.

Nessun uomo è un 'isola

Uno dei fondamenti del metodo GTD è il principio di spostare i compiti dalla memoria umana a una fonte esterna. Pertanto, il cervello umano smette di preoccuparsi di tenere a mente tutti i piani, da quelli minori a quelli globali, e inizia a concentrarsi su quelli veramente importanti. questo momento compiti e la loro attuazione. Alcuni dicono che il metodo GTD è efficace per liberare spazio personale e trovare un equilibrio tra lavoro e, ad esempio, hobby o famiglia. Tuttavia, dal punto di vista di uno sviluppatore pratico, GTD è necessario, prima di tutto, per mantenere un equilibrio tra lavoro e... lavoro.

Programmatori, architetti di sistema e project manager si destreggiano costantemente tra più priorità, attività o progetti. Spesso le circostanze impediscono l'implementazione di un compito, quindi è necessario essere in grado di adattarsi rapidamente. Questa corsa da un progetto all'altro spesso provoca stress, ma non quello che deriva da un lavoro non amato, ma lo stress come fenomeno fisiologico ed emotivo. Più alto è il livello di ansia, più difficile sarà far fronte ai compiti assegnati. È qui che GTD viene in soccorso.

Installazione di filtri nell'elenco delle cose da fare

Prima di tutto, devi stabilire dei limiti scegliendo quello principale tra tutte le attività. Lasciando la cosa principale, liberi tempo ed energia e crei slancio per l'azione con uno sforzo molto minore rispetto a quando tieni tutte le piccole cose nella tua testa. C'è una routine, c'è progetti importanti, ci sono progetti per il futuro. Allo stesso tempo, in tutte queste categorie c'è una cosa importante. Per selezionarlo è necessario eseguire diversi passaggi:

• selezionare le attività iniziate ma non completate;


• scegliere i casi che destano maggiore preoccupazione;


• scegli le cose che non vuoi fare e che rimandi costantemente;


• scegliere le attività di routine, comprese quelle domestiche.

Di norma, la cosa principale viene trovata prima tre gruppi. Di conseguenza, l’attenzione prioritaria dovrebbe essere data alle questioni inquietanti e incompiute – dopo tutto, non è per niente che la traduzione esatta di Getting Things Done è “portare le cose a compimento”.

Semplificazione della comunicazione

Non importa se è un libero professionista o un programmatore, lavora in remoto o in squadra, è costantemente nel campo della comunicazione: chiamate dei clienti, domande della direzione, richieste di utenti e colleghi, messaggi informativi dai fornitori di SDK, ecc. Queste comunicazioni non possono essere definite insignificanti, ma è necessario essere in grado di gestirle con competenza.

• Smetti di controllare la tua posta ogni 5 minuti: imposta avvisi pop-up che puoi guardare con la coda dell'occhio. Metti la tua posta in cartelle e leggila man mano che viene aggiornata in un momento particolare.


• Dividere tutte le comunicazioni per contesto: Skype, chiamate da cellulare, telefono fisso, comunicazione via email, ecc... Dedicare un certo tempo alla comunicazione all'interno di ciascun canale.


• Controlla le chat di lavoro e personali. Forse se il tuo nuovo impiegato o un vecchio collega pone le stesse domande di lavoro, vale la pena chiedere loro di preparare le domande, riservare tempo alla comunicazione e chiarire tutti i punti difficili.


• Guarda il tuo browser web. Gli sviluppatori spesso esaminano argomenti specializzati su forum o siti specializzati. Lì si trovano ad affrontare argomenti e discussioni interessanti che non hanno nulla a che fare con il compito attuale. È meglio rimandare la lettura davvero argomento interessante, utilizzando i segnalibri nel browser o utilità speciali per la memorizzazione di collegamenti (ad esempio, il componente aggiuntivo Pocket, che può anche essere installato come applicazione su dispositivo mobile e sincronizzare i segnalibri).


• Tieni un taccuino e/o un'app in cui annota tutte le attività con i tag di urgenza e importanza. GTD per la gestione aziendale introduce i concetti di tempo, contesto (luogo) e azione. Per assegnare correttamente le priorità alle attività, immagina un semplice filtro, come ad esempio in Excel. Assegna a ciascuna attività un parametro temporale (per ora o ora del giorno), luogo (casa, lavoro, strada, palestra, negozio, ecc.). E poi dividere i compiti più o meno in questo modo: “richiedere commenti sulle specifiche tecniche - lavoro - 14:00” o “chiamare il gommista - strada - sera”. Esistono molte applicazioni per tali appunti: dall'utilità di pianificazione di Windows, che puoi utilizzare per i tuoi scopi, a Evernote, Rainlendar e promemoria scritti con cura sul tuo smartphone.

La certezza di avere un elenco del genere ridurrà sicuramente l'ansia e ti aiuterà a concentrarti sulla risoluzione di ciascuno dei compiti.

Ci sono più problema globale, che colpisce anche gli sviluppatori di qualsiasi tipo di occupazione. Oggi, quasi ogni settimana vengono rilasciati nuovi strumenti, guide e utilità per gli sviluppatori e di tanto in tanto ci sono messaggi su nuove versioni di framework, nuove librerie e persino nuovi linguaggi di programmazione. Tutte queste informazioni suscitano un estremo interesse tra i professionisti, e talvolta li affascinano e li costringono a provare qualcosa di nuovo (creare una semplice applicazione mobile, scrivere "Hello, world!" su Brainfuck o mettere insieme un nuovo progetto open source). C'è solo una via d'uscita: distribuire gli interessi in base alla loro importanza in relazione ai progetti attuali, a breve termine e obiettivi a lungo termine. Concentrarsi su un compito consente di aumentare la produttività personale, liberare tempo e iniziare ad apprendere nuove informazioni.

5 passaggi di ottimizzazione

Il metodo GTD identifica cinque fasi del lavoro su una lista di cose da fare.

Raccolta di informazioni.Devi raccogliere tutte le attività: basta prendere e scrivere a penna o in un file di testo tutti i tuoi affari globali di routine, incompiuti. Allo stesso tempo, è importante ricordare che, ad esempio, dietro l'attività "Scrivere un rapporto in Fast Report per Snowman LLC" ci sono diverse sottoattività importanti e che richiedono attenzione: raccogliere i requisiti del cliente, elaborare e approvare le specifiche tecniche , richiedendo una serie di dati per testare il rapporto, ecc. ... È necessario annotare assolutamente tutte le attività: poco dopo le raggrupperai.
Presta attenzione non solo a quei progetti che sono nella memoria, ma anche a quelli che sono sul computer: spesso lì non c'è meno caos che nei pensieri. Vale la pena dividere i file in cartelle corrispondenti a ciascun progetto, separando i documenti personali da quelli di lavoro.

Processo di elaborazione.Elabora le informazioni secondo lo schema proposto da GTD: se qualcosa è già stato fatto, devi continuarlo fino alla fine, se puoi farlo in meno di due minuti, fallo subito.

Algoritmo di elaborazione GTD classico

Dal punto di vista del lavoro su un progetto chiave per te, è importante tenere conto di diverse sfumature.

• Rimanda compiti non urgenti, ad esempio studiando materiali non fondamentali che non sono in alcun modo correlati al lavoro attuale.


• Se possibile, delega i compiti, ad esempio, a colleghi o liberi professionisti. Se scrivi codice in modo rapido ed efficiente, ma non sei molto bravo nella creazione di un sito web, nella pubblicità o nel design, rivolgiti ai professionisti. Anche se si tratta di un tuo progetto, investire nel lavoro di qualità di qualcun altro ti ripagherà rapidamente.


• Impara a dire di no. Questa è forse una delle competenze più difficili: ci saranno sempre dozzine di conoscenti a cui Windows si è bloccato, un errore si è insinuato nel codice e richiede Firmware Android e chiede il jailbreak dell'iPhone. Questi piccoli compiti richiedono molto tempo. Se non vuoi rovinare la vostra relazione, trova diversi manuali disponibili su Internet e invia collegamenti a chi ne ha bisogno.

Organizzazione della lista.Dopo aver completato le prime due e più difficili fasi, è necessario organizzare il lavoro con i compiti. Qui puoi usare regola semplice: dividi il tuo tempo in settimane, rivedi l'elenco alla fine della settimana e creane uno nuovo. Tutti i compiti dovrebbero essere suddivisi in base a scadenze e priorità. Per gestire le attività, puoi utilizzare qualsiasi applicazione che preferisci: OneNote mobile ed Evernote, Asana, Redmine, Google Calendar e così via...

In questa fase, la cosa principale è prestare molta attenzione al lavoro con i progetti attuali o con più progetti. Per fare ciò, puoi utilizzare le mappe mentali, che rifletteranno tutte le fasi del lavoro sotto forma di una struttura di mappa visiva, in base alla quale ti muoverai attraverso il progetto. Esistono molte applicazioni a pagamento e gratuite con funzionalità interessanti per creare mappe mentali. Ci piace conveniente, gratuito e russificato , in cui abbiamo creato una vista approssimativa di una mappa incompiuta che non pretende di essere vera:

Parte 1

Parte 2

Non dovresti dividere i compiti in semplici e complessi, devi fare tutto in ordine, quindi il tempo sarà distribuito razionalmente.

Revisione di quanto fatto.In questa fase è necessario annotare ciò che è stato fatto, analizzare le ragioni dei fallimenti e creare un piano per la fase successiva (ad esempio, una settimana).

L'azione vera e propria.Le attività dovrebbero essere completate in base alle risorse disponibili: impegno, tempo, luogo di esecuzione, nonché alla priorità stabilita. Se ti mancano alcune risorse che appariranno in seguito per risolvere rapidamente un problema, prova a riprogrammare l'attività finché non sarà disponibile un mezzo per una migliore esecuzione. Ad esempio, se stai perfezionando un'applicazione desktop e per apportare alcune modifiche hai bisogno di un SDK aggiornato che la tua azienda non ha ancora acquistato, ma prevede di acquistare nel prossimo futuro, apporta le modifiche che possono essere apportate nella versione corrente, e aggiungi l'attività per le restanti modifiche alla cartella o a un file con attività per il futuro. Naturalmente, trovare modi per risolvere un problema utilizzando i mezzi disponibili ti rivela un professionista, ma richiede un investimento ampio e non sempre giustificato di tempo e fatica.

Ecco alcuni suggerimenti su come utilizzare i principi GTD sia che tu sia uno sviluppatore in un team o che lavori in modo indipendente.

• Pianifica il tuo progetto dall'inizio e non, mentre lavori, suddividilo in sottoattività risolvibili.


• Evidenzia le singole fasi di lavoro sul progetto e sottolinea l'importanza e l'urgenza del lavoro.


• Completa ogni attività senza lasciarla per dopo. Anche se conosci solo la strada più lunga per risolvere un problema, risolvilo. Con un ulteriore refactoring sarà possibile eliminare la soluzione non ottimale.


• Rivedi periodicamente gli elenchi di attività per rivedere ciò che è stato realizzato e modificare i piani.


• Concentrati su un compito alla volta: in questo modo risparmierai tempo e fatica.


• Assegnare tempo a ciascuna fase e prestarvi la massima attenzione: raccolta dei requisiti, sviluppo, test unitari, ecc.

GTD non può essere implementato in un giorno: prima compaiono alcuni elementi individuali, poi si formano le regole e infine compaiono un'abitudine e risultati tangibili. L'importante è non fermarsi. A proposito, sarebbe una buona idea se potessi trasferire alcune delle tue competenze GTD al team con cui lavori: questo può ottimizzare notevolmente il lavoro all'interno dell'azienda.

C'è sicurezza nei numeri

Sebbene GTD sia tipicamente rivolto a un individuo, è applicabile anche a un team, dove è importante essere in grado di definire una visione del progetto, obiettivi, identificare progetti e distribuire aree di responsabilità. Inoltre, in molte organizzazioni, forse l'entità più vicina alla logica GTD esiste già e viene utilizzata con successo: il diagramma di Gantt. Il diagramma di Gantt riflette in modo molto accurato il fabbisogno di risorse, attività e sottoattività del progetto, il tempo approssimativo per il completamento di ciascuna attività, le date di inizio e fine del lavoro sull'attività, le fasi del progetto, che possono iniziare solo dopo il completamento del fase precedente e il rilascio delle risorse necessarie.

Tuttavia, spesso tutto il lavoro per elaborare un diagramma delle risorse e dell'occupazione è vano. Collegando GTD con lo sviluppo software, Robert Pick, un evangelista GTD e CTO presso la società di consulenza di David Allen, che ha guidato progetti tecnici e comprende l'argomento quasi meglio dello stesso CEO, ha scritto un eccellente articolo sul diagramma di Gantt:

“Ho visto così tanto tempo, energia e denaro sprecati in complessi diagrammi di Gantt solo per essere distrutti con il primo schiocco di dita di un manager. Qualsiasi azienda che si affida ai codici di priorità ABC e alle strette redini dei programmatori per rimanere nella retroguardia dello sviluppo software rimarrà amaramente delusa."

Rivela anche l'essenza del concetto. Il fatto è che si punta non tanto alla pianificazione, ma alla capacità di ritornare al punto di fallimento. Spieghiamo più in dettaglio. Ci sono momenti nella vita di ogni persona e di ogni squadra in cui si discostano dagli obiettivi prefissati e tutte le attività precipitano nel caos. Ciò può accadere sia per ragioni esterne che per ragioni legate alle influenze interne individuali: un cambiamento temporaneo nel corso dello sviluppo del progetto, l'emergere di un nuovo investitore con una nuova visione, una pausa per lavori urgenti (ad esempio, la preparazione per una mostra ). Il compito di GTD in una squadra è tornare facilmente al punto in cui era necessario deviare dal piano di lavoro e continuare ad agire come prima.

"La componente di spazzamento mentale di GTD è abbastanza semplice, David (Allen) la definisce spesso come una sorta di dump della memoria per "RAM mentale". È come se controllassi periodicamente con il tuo cervello per vedere cosa attira la tua attenzione, tiralo fuori e guardalo. È come se raccogliessi questi elenchi di possibilità (progetti e passaggi successivi) che fungono da rete di sicurezza per assicurarti che qualunque cosa tu faccia, la fai bene e insieme alla regola dei due minuti (se puoi fare qualcosa in meno di in meno di 2 minuti, fallo - circa corsia) e pensando mirato all'azione successiva, ti dà un'istantanea statica del tuo stato lavorativo, con la quale puoi facilmente tornare al momento in cui hai interrotto.

Ci sono quattro attività principali in un team di sviluppo, che a loro volta fungono da elementi del team GTD.

1. Test di regressione: vengono testate le sezioni già corrette del codice sorgente, nonché la funzionalità delle funzionalità associate al codice modificato. Come parte di Extreme Programming, esemplifica GTD in termini di ripetibilità, revisione e univocità.


2. Lavorare con la documentazione: creare e testare la documentazione consente di trasferire conoscenze e attività importanti su carta. Né gli utenti, né i tester, né gli sviluppatori devono tenerli a mente: se necessario, puoi fare riferimento alla documentazione e chiarire un punto poco chiaro o trovare una risposta a una domanda sul funzionamento del programma.


3. Il refactoring del codice è il processo di miglioramento del codice senza modificare la funzionalità. Gli aderenti alla programmazione estrema eseguono refactoring periodici al fine di migliorare le prestazioni del programma, la sua comprensione e la leggibilità del codice. Ci sono aziende e team che evitano il refactoring. Nella maggior parte dei casi, ciò è dovuto al timore che le modifiche al codice causino un arresto anomalo del sistema. Di norma, questo approccio porta alla stagnazione e all'obsolescenza del programma.


4. Brainstorming. Un processo che si verifica in una forma o nell'altra in qualsiasi squadra. Questa è solo una raccolta di informazioni e idee. Durante il brainstorming e come risultato dello stesso è possibile creare anche mappe mentali.

Nella maggior parte dei casi, un programmatore al lavoro svolge molte più attività oltre alla semplice scrittura di codice. Inoltre, maggiore è l'esperienza e le qualifiche che possiede, più diversificati sono i compiti che gli vengono assegnati. Ad un certo punto, si verifica una crisi quando le responsabilità e gli obblighi iniziano a gravare sul dipendente e riducono significativamente la sua produttività. Ovviamente questo può e deve essere affrontato, e non con metodi direttivi e misure repressive, ma con l'aiuto del GTD, che mira a un cambiamento evolutivo nell'approccio al lavoro. Numerose recensioni di coloro che hanno provato questo metodo parlano di notevoli difficoltà all'inizio e di successi non meno significativi alla fine del processo. Dopotutto, dicono che ci vogliono 21 giorni per formare un'abitudine. Perché non provarlo?

PS: Puoi ascoltare una presentazione online gratuita dell'autore del metodo GTD, David Allen, e fargli domande durante la conferenza17 novembre (martedì) alle 19:15 ora di Mosca. Parlerà dell'approccio GTD per risolvere il problema del sovraccarico di informazioni e condividerà le ultime ricerche nel campo della produttività umana.

Secondo ultime ricerche nel campo della produttività (“Productivity Scan”) condotto da Life Architect, l'utilizzo della metodologia GTD può aumentare la produttività e l'efficienza personale di almeno il 20%.

GTD® ha dimostrato la sua efficacia sia per uso personale che per organizzazioni che operano in un'ampia varietà di settori. Viene utilizzato con successo sia dal top management che dai nuovi dipendenti delle aziende incluse nella TOP 50 della lista Fortune.

“Allora prendi decisioni sulle azioni richieste
quando succede qualcosa, non quando è necessario che si interrompa.
David Allen

GTD è uno dei metodi di gestione del tempo sviluppati dal consulente di gestione del tempo e autore del libro omonimo, David Allen. Tradotto in russo significa “fare le cose”.

Il principio fondamentale del GTD afferma che una persona non dovrebbe sovraccaricarsi di ciò che deve essere fatto, ma dovrebbe semplicemente includerlo nel piano. Tutta l'attenzione dovrebbe essere focalizzata direttamente sul completamento di ogni singola attività.

Modelli di David Allen

In genere, la gestione del tempo inizia con la distribuzione dell'enfasi e l'evidenziazione dei compiti più importanti. Allen offre un approccio leggermente diverso, sostenendo che il controllo e la visione dovrebbero essere centrali nella gestione del tempo. Sulla base di ciò, offre 3 modelli principali:

• Il primo è la gestione del flusso di lavoro. È progettato per controllare tutte le attività e si compone delle seguenti fasi: raccolta, elaborazione, organizzazione, revisione e azione. Esamineremo ciascuno di essi in modo più dettagliato un po 'più tardi.
• Il secondo è un modello di revisione del lavoro, composto da sei livelli, ciascuno dei quali successivo è più ampio e globale del precedente. Qui include: affari attuali, responsabilità attuali, gamma di responsabilità, i prossimi 1-2 anni, i prossimi cinque anni e la vita in generale. Allen crede che una volta alla settimana una persona debba analizzare i suoi risultati ad ogni livello, solo in questo caso riceverà un quadro olistico di ciò che sta accadendo.
• Il terzo – secondo lui non necessario a tutti – è un metodo naturale di pianificazione. Si compone di 5 fasi: definizione di obiettivi e principi, visione dei risultati desiderati, brainstorming, organizzazione e decisione su quale dovrebbe essere l'azione successiva.

David Allen sostiene che tutti i problemi associati al mancato raggiungimento degli obiettivi derivano da una pianificazione impropria nella primissima fase, ovvero l'impostazione del compito e la determinazione dei passaggi necessari per implementarlo.

I principi su cui si basa GTD

Collezione
Il significato di questo principio è che tutti quei pensieri che “si affollano” nelle nostre teste dovrebbero essere registrati su qualche tipo di media. Un organizer elettronico, un registratore vocale e un semplice blocco note sono ugualmente utili a questo scopo. La cosa principale è liberare la tua coscienza dalle informazioni che non sono necessarie al momento.

Inoltre, tutti i registri dovrebbero essere rivisti almeno una volta alla settimana per garantire che siano aggiornati e per apportare le modifiche necessarie.

Trattamento
Durante l'elaborazione delle informazioni, è necessario ricordare che qualsiasi azione che non richieda più di 5 minuti deve essere eseguita immediatamente. È meglio iniziare a lavorare dall'inizio dell'elenco, spostandosi ulteriormente in ordine.

Secondo l'algoritmo di Allen per l'elaborazione delle informazioni, ogni elemento di un elenco può essere trattato nei seguenti modi: completato, inviato, rinviato, conservato per riferimento, scartato o spostato in un elenco di cose a cui tornare in seguito.

Organizzazione
Per controllare le azioni da eseguire, David Allen suggerisce di utilizzare una serie di elenchi:

• Azioni successive. Ciò include i passaggi che dovrebbero essere eseguiti per ciascun elemento accettato per l'implementazione. Diciamo che c'è un elemento "Crea un preventivo". Per stilare un preventivo dovrai compiere i seguenti passi: contattare un collega e richiedere i dati del suo reparto, conoscere il costo materiali necessari eccetera.

• Progetti. Un progetto può essere inteso come qualsiasi obiettivo che richiede più di un’azione sequenziale per essere raggiunto. I progetti dovrebbero essere rivisti periodicamente per garantire che vengano eseguiti nell’ordine corretto.

• Differito. Nella situazione in cui una questione deve essere trasferita per l'esecuzione o quando la sua esecuzione deve essere preceduta da un altro evento, è necessario monitorarla di volta in volta. Ciò eviterà ritardi nella sua attuazione.

• Un giorno forse. Ciò include cose a cui potresti decidere di tornare se si verificano determinate condizioni.

Revisione
Compilare elenchi e promemoria non porterà al risultato desiderato se non li rivedi il più spesso possibile, ed è consigliabile farlo ogni giorno. In questo caso, dovresti scegliere l'attività prioritaria al momento e iniziare immediatamente a implementarla. Non è consigliabile iniziare a lavorare con azioni facili ed evitare quelle complesse. Pertanto, non farai altro che peggiorare la situazione accumulando pile di lavoro difficile. La soluzione ottimale è considerata l'esecuzione sequenziale delle attività.

Azioni
Secondo David Allen, dovresti essere più attento a completare ogni attività piuttosto che a organizzarla. In questo caso c'è una possibilità molto maggiore di finire tutto senza fermarsi a metà.

Strumenti e tecniche per aiutarti a finire ciò che inizi

• 43 cartelle. Questa tecnica prevede che per ogni giorno lavorativo del mese crei una cartella separata per te (31 in totale) oltre a creare altre 12 cartelle per analogia con i mesi dell'anno. Di conseguenza, ottieni 43 cartelle in cui dovresti "memorizzare" i piani per ogni giorno specifico.
• Software per GTD. IN mondo moderno senza Software non è più possibile. Secondo la metodologia di Allen, ciò include: strutturazione digitale, brainstorming e applicazioni di gestione dei progetti. Oggi l’ideologia GTD è supportata da più di 100 applicazioni. Tra questi ci sono programmi scritti per varie piattaforme e dispositivi.

Questo articolo delinea molto brevemente i principi del GTD e non sostituisce il libro di David Allen. L'articolo ha lo scopo solo di suscitare il tuo interesse per questo metodo efficace come GTD.

Rileggo il libro di David Allen "Getting Things Done" ogni anno e ogni volta trovo qualcosa di nuovo per me stesso. Qualcosa che non avevo notato prima. Per me questo è il libro GTD principale. Un trattato sull'efficacia personale!

Ciò non significa che non abbia letto attentamente l'ultima volta. Man mano che ci sviluppiamo, saliamo a nuovi livelli e da questi livelli la vista si apre in modo completamente diverso.

Non è un dato di fatto che l’anno prossimo, quando rileggerò lo stesso libro, non troverò qualcos’altro…

1. Con la tua consapevolezza. Cosa ho capito durante la lettura o quali conclusioni ho tratto per me stesso?
2. Quali novità ho implementato nel mio sistema di pianificazione in MyLifeOrganized.

La consapevolezza che è arrivata dopo aver riletto il libro “Getting Things in Order”

GTD è un'abitudine!

Anche se leggi il libro e capisci tutto la prima volta, ci vorrà molto più tempo perché i principi del Getting Things Done vengano implementati a livello subconscio.

Non esiste altra scorciatoia che la pratica quotidiana.

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Il sistema GTD di David Allen è familiare a molti appassionati di metodi per aumentare la produttività personale. Io stesso ho iniziato a implementarlo nella mia vita e sto già ottenendo risultati positivi, quindi oggi mi concentrerò su questo argomento. L'articolo parlerà dei punti principali del GTD, il cui utilizzo nella pratica può sicuramente aumentare l'efficacia personale in qualsiasi questione, sia a casa che nel campo dell'attività professionale.

Sistema GTD: portare a termine le cose

Il libro di David Allen Getting Things Done, o GTD in breve, è tradotto in russo come "Portare le cose a compimento". Questa è proprio l'essenza di questo metodo per aumentare l'efficienza: il suo utilizzo consente di organizzare in modo efficace i processi lavorativi per visualizzare tutte le attività nel loro insieme e stabilire il controllo su di esse.

• Per quello? Liberare le risorse della coscienza dal ricordare obiettivi, compiti e scadenze generali consente di concentrarsi completamente sul compito attuale e di eseguirlo nel modo più efficiente possibile;
• Come? Semplicemente mettendo in pratica i principi di base, che svelerò di seguito, e affidando promemoria degli obiettivi e dei compiti attuali a vari media esterni (agende, organizzatori, applicazioni su gadget mobili, ecc.).

Come funziona il GTD

Il sistema GTD si basa su tre strutture logiche:

1. Modello di revisione del lavoro a sei livelli;
2. Modello di gestione dei processi informativi;
3. Metodo di pianificazione naturale.

Modello di revisione del lavoro GTD a sei livelli, che rappresenta una catena logica dalla definizione di un obiettivo globale alle attività quotidiane e fornisce un quadro chiaro di dove ci troviamo rispetto a questo obiettivo principale. Si consiglia di analizzare settimanalmente tale piramide gerarchica, che consente di stabilire le priorità, utilizzare in modo efficace le informazioni disponibili, identificare compiti rilevanti e svolgerli in modo indipendente o delegandoli ad altri. Questo processo è aiutato dalla creazione di elenchi di cose da fare appropriati.

1. Obiettivo principale (su larga scala, di vita);
2. Prospettiva per diversi anni a venire (il più delle volte da 3 a 5 anni);
3. Progetti per i prossimi anni;
4. Gamma di compiti;
5. Progetti (pianificati e attualmente in fase di attuazione);
6. Compiti specifici e quotidiani.

Modello di gestione del processo informativo GTD, cioè. tutte le azioni per registrare e gestire le informazioni operative.

1. Registrazione, raccolta delle informazioni in arrivo;
2. Elaborare le informazioni ricevute nel contesto della loro importanza, pertinenza e applicabilità;
3. Organizzazione dei processi di lavoro su progetti e compiti;
4. Fissazione e controllo di quanto pianificato;
5. Azioni specifiche.

Metodo di pianificazione GTD naturale, consentendoti di implementare i piani in modo efficiente e rapido utilizzando un sistema di promemoria esterni. Questo modello ti consente di buttare fuori dalla testa le informazioni non necessarie e concentrarti sulle azioni necessarie, e il ruolo dell'organizzatore è delegato a calendari elettronici, agende tradizionali e liste di cose da fare quotidiane. Posso dire dal punto di vista della mia esperienza che non resta che realizzare quanto pianificato, il che è facilitato da aspetto reale sulla produttività quotidiana e sulla mancata pianificazione eccessiva grande quantità affari, oltre a dedicare il tempo pianificato per circostanze impreviste! Pochi minuti al mattino e alla sera ti aiuteranno a organizzare una vita veramente produttiva.

1. Definizione e ;
2. Determinazione dei risultati raggiunti e pianificati;
3. Brainstorming;
4. Organizzazione delle azioni pianificate;
5. Determinare i passi e le azioni successivi nel contesto degli obiettivi e dei piani esistenti.

Sistema GTD di David Allen: principi chiave

1. 1. Raccolta di informazioni nel nostro tempo di tecnologia e gadget, è spesso prodotto su media elettronici (caselle di posta elettroniche, gadget mobili, laptop, computer), sebbene alcuni utilizzino normali diari e organizzatori cartacei;
   2. Elaborazione dati nel sistema di David Allen segue un certo schema. Si pone la domanda: cosa si può fare a riguardo?? Se la risposta è “niente”, le informazioni vengono cancellate o archiviate fino a tempi migliori. Puoi inserirli in un elenco di "cose ​​da fare un giorno" o simili. Se la risposta ad una domanda può essere rappresentata come “ questo può/dovrebbe essere fatto", allora viene posta un'altra domanda: con Quanto tempo ci vorrà? Se sono pochi minuti, lo facciamo subito; se sono di più, allora lo pianifichiamo, priorizzandolo per importanza e urgenza. Se si tratta di un argomento globale, lo colleghiamo alla definizione di compiti multilivello su un argomento specifico;
   3. Organizzazione degli affari nel sistema gtd avviene tramite liste. Innanzitutto questo elenchi di cose da fare fissando priorità e scadenze per la loro attuazione. In secondo luogo, questo elenchi di progetti suddiviso in passaggi specifici possibili dopo una semplice domanda: cosa devo fare a questo scopo? Esempio: Ho il compito di scrivere un libro storico basato sulla battaglia di Grunwald del 1410. La domanda viene posta cosa bisogna fare per scriverlo? Possibili risposte: raccogliere materiali storici su questo argomento, creare una trama, creare un piano per i capitoli, scrivere una bozza, correggere il testo, controllare l'ortografia e la punteggiatura, preparare le illustrazioni. Quindi, per il primo punto, mettiamo una risposta simile: cosa dovrei fare raccogliere materiale sull'argomento? Possibile risposta: trovare informazioni in biblioteca, su siti Internet, in articoli di riviste su un argomento storico. Rispondiamo a questa domanda anche su tutti gli altri punti. Pianificando le fasi in questo modo, anche con la pianificazione a più livelli, è difficile perdere qualcosa e il compito diventa risolvibile. In terzo luogo, questo è con elenco delle attività rinviate. Devono essere costantemente analizzati per rilevanza e importanza. Le attività rinviate possono essere spostate negli elenchi di cose da fare correnti o eliminate se non sono più rilevanti. Elenchi di idee e possibili cose da fare nella sezione Lo farò un giorno, devo anche guardarla periodicamente. In questo caso la domanda aiuta: Ne ho davvero bisogno? Vari alianti sono molto utili per organizzare tale lavoro con le informazioni. Alcune persone utilizzano diari cartacei, mentre altri utilizzano organizzatori elettronici e la corretta organizzazione della documentazione del progetto utilizzando le cartelle è di grande importanza. Ancora una volta, alcuni preferiscono cartelle di carta (plastica) e altri utilizzano cartelle elettroniche su supporti elettronici, ordinandole in ordine alfabetico o per data. L’autore del sistema GTD, David Allen, insegna come organizzare la documentazione secondo il principio delle 43 cartelle, io le ho rinominate” 43 fogli": vengono utilizzati 12 fogli pianificazione a lungo termine per ogni mese e 31 fogli per la pianificazione quotidiana.Una volta trascorsa la giornata, tutti i casi vengono analizzati. Quelli non completati vengono riportati ai giorni successivi e il foglio di pianificazione per il giorno precedente viene eliminato. Alla fine viene posizionato un foglio di carta bianco. Cioè per ogni giorno abbiamo 31 fogli;
   4. Registrazione di tutte le informazioni. David Allen consiglia di rivedere quotidianamente le attività completate per modificare i tuoi piani. Senza questo punto, la compilazione di elenchi e ulteriori azioni di pianificazione sono inefficaci, poiché circostanze impreviste o un banale rinvio a dopo possono distorcere significativamente o rompere completamente il sistema di pianificazione, e quindi essere rinviati;
   5. Azioni per completare le attività assegnate. Quando tutto è preso in considerazione e preparato, non resta che agire. Devi scegliere un compito specifico ed esaminare le possibili cose da fare per completarlo, quindi agire!

Uno dei miei amici usa questo sistema nella sua vita e i risultati gli piacciono. È vero. Lui stesso ammette che a volte il desiderio di fissare molti compiti al giorno si mette in mezzo. Tale massimalismo porta al fatto che non viene fatto nulla se le prime azioni pianificate per qualche motivo non funzionano. Consiglio: quando pianifichi, sappi quando fermarti! Allora tutto funzionerà e chi ti circonda sarà sorpreso dalla tua maggiore efficacia personale.

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